Een Offerte Maken - 5 fouten en frustraties (die je kan vermijden)

Dit zijn de 5 frustraties bij het maken van een offerte:

• #1 Offertes opstellen met software die hiervoor niet gemaakt is

• #2 Afgeleid worden bij het maken van een offerte

• #3 Verspreide gegevens opzoeken voor je offertes

• #4 Dezelfde administratieve taken uitvoeren is saai

• #5 Offertes brengen onzekerheid en nog meer administratie met zich mee

#1 Offertes opstellen met software die hiervoor niet gemaakt is

Tekstverwerkers en rekenbladen zijn schitterende software. Daaraan twijfelt geen mens. Toch leiden deze programma's bij ondernemers tot heel wat frustraties als ze in Word of Excel een offerte maken. Bij uitbreiding geldt hetzelfde voor facturen zoals je hier kan lezen.

De reden is dat je verschillende soorten software moet gebruiken om tot één finaal document te komen:

• Excel voor de berekeningen.

• Word voor de begeleidende teksten en de opmaak van de offerte.

Zelfs als je tools van dezelfde softwaremakers gebruikt (Google docs, MsOffice, OpenOffice), blijft het een heel gedoe om data van het ene document netjes en foutloos in het andere document te krijgen.

Je kent het wel:

• een tabel die plots verspringt

• een tekst die in een ander lettertype staat dan de rest van je offerte

• een berekening waarvan het resultaat plots verdwijnt in een ander programma

• een foto van je logo dat je maar niet op zijn plaats krijgt

De oplossing? Aangepaste offerte software gebruiken

Gebruik een applicatie, zoals CoManage, die speciaal ontworpen en ontwikkeld is voor het opstellen van offertes.

Je kan hier een account aanmaken en vervolgens 14 dagen gratis testen of onze offerte software aan jouw verwachtingen voldoet.

#2 Afgeleid worden bij het maken van een offerte

De kans dat je afgeleid wordt tijdens het maken van een offerte op je computer of laptop is groot. Facebook, of je mailbox die plots om je dringende aandacht schreeuwt. Elke keer opnieuw moet je de moed, tijd en concentratie verzamelen om je offerte verder op te stellen.

Op het einde van de dag stel je het maken van je offerte misschien uit naar de volgende dag. Een gemiste kans als je concurrenten wél de moeite doen om hun offerte snel te bezorgen.

De oplossing? Organiseer je beter. Of maak sneller je offertes

Lees deze 5 tips voor een betere bedrijfsadministratie. En pas ze vervolgens natuurlijk ook toe.

Of je kan heel veel tijd winnen als je de juiste applicatie gebruikt. In CoManage maak je een offerte in enkele minuten, of soms seconden. De kans dat je dan afgeleid wordt is natuurlijk klein.

Hoe dat mogelijk is, kan je hier zien:

#3 Verspreide gegevens opzoeken voor je offertes

Een goede offerte bevat naast de prijzen voor je producten of diensten heel wat andere informatie.

Vaste gegevens voor een offerte

Een aantal gegevens zijn voor al je offertes hetzelfde. Deze informatie komt telkens op exact dezelfde manier en dezelfde plaats in je offertes terug, zoals je ook in deze voorbeeld offerte kan zien:

• je bedrijfsnaam

• jouw logo

• je adres

• ...

Variabele informatie op een offerte

Daarnaast is er ook een veelheid van informatie die verschilt per offerte:

• de offerte- en geldigheidsdatum

• je klantengegevens

• de producten en/of diensten en bijhorende prijzen

• het unieke referentienummer van je offerte

• ...

Bij het opstellen van een offerte met onaangepaste software moet je dit telkens opnieuw manueel aanpassen. De kans dat je het vergeet, of fouten maakt, is niet onbestaand.

Zijn je administratieve documenten verspreid op je computer? Dan moet je ook verschillende bronnen (zoals je klantenbestand) en documenten (prijslijsten) raadplegen om je offerte tot stand te brengen.

De oplossing? Al je actuele gegevens bereiken met één klik

Verschillende bestanden (of programma’s) gebruiken met gegevens om je offerte te kunnen maken is een heel gedoe. Dit kan je eenvoudig vermijden door een CoManage account aan te maken.

Alle nodige gegevens worden er in 1 programma bewaard en zijn met enkele klikken beschikbaar. Heel vaak worden ze zelfs automatisch voor jou ingevuld.

#4 Dezelfde administratieve taken uitvoeren is saai

Als je geen spiermassa wil kweken, moet je geen 50 push-ups per dag doen. Hetzelfde gaat op voor de kracht van je onderneming.

Sommige administratieve taken - zoals offertes opstellen - moet je vaker doen dan je liefelijk is. Maar uiteindelijk pluk je wél de vruchten van deze inspanningen. Hoe meer offertes, hoe meer kansen om je zaak te doen groeien.

De oplossing? Beleef opnieuw plezier aan je administratie

Met CoManage is herhaling geen synoniem van saai. Met enkele klikken maak je in een mum van tijd je offertes en varianten van offertes. Handig natuurlijk voor die klanten die je blijven vragen voor een aangepaste versie.

• "Kan je dit ook even opnemen in je offerte en me een aangepaste versie sturen?"

• Wil je mij als trouwe klant geen korting geven?" (Alles opnieuw berekenen? Hoeft niet, CoManage doet dit voor jou)

Offertes opstellen kan fun zijn. Beleef je er geen plezier aan? Dan kan je ze beter niet maken want klanten voelen snel wanneer er een gebrek aan enthousiasme is.

Probeer het zelf uit.

#5 Offertes brengen onzekerheid en nog meer administratie met zich mee

Eens je je offerte verzonden hebt, blijf je met een onzeker gevoel achter.

• Gaat je (potentiële) klant de offerte sowieso bekijken?

• Gaat de opdracht of bestelling goedgekeurd worden?

Voor sommige ondernemers is dat gevoel van onzekerheid al voldoende om de offerte uit te stellen. Je wint op die manier misschien wat tijd, maar weet dan ook dat je concurrenten hierover anders denken.

Door laat te reageren op een aanvraag, geef je (mogelijke) klanten het beste excuus om op zoek te gaan naar een andere leverancier. Eentje die wél tijd wil vrijmaken.

Door geen offerte op te stellen win je tijd. Maar verlies je geld.

Offerte goedgekeurd?

Dat is natuurlijk goed nieuws. Maar het brengt ook extra administratie met zich mee. Na de levering van je producten of voltooiing van je dienstverlening moet je namelijk ook nog een factuur in je  facturatieprogramma maken.

De oplossing? Van offerte naar factuur met één klik

Maak snel je offertes met CoManage en verhoog je kansen op succes. Klanten beoordelen bij een offerte niet enkel de prijs, maar ook de kwaliteit van dienstverlening. De aandacht die je aan hen besteedt en snelheid van reageren zijn hierbij belangrijke factoren.

Wil je geen tijd verspillen met het opstellen van je factuur? Zet met één klik je offerte om in een factuur.

Conclusie: offertes maken neem je beter serieus

Offertes horen bij ondernemen. Hoe sneller je dat aanvaardt, hoe minder lastig je deze taak zal vinden. Zeker in combinatie met de juiste software kan dit soort administratie al snel plezierig worden.

Je kan er zelfs een sport van maken. Daag jezelf uit en probeer bijvoorbeeld elke maand meer offerte aanvragen te krijgen.

Of nog beter. Probeer elke maand je record van goedgekeurde offertes te verbreken door ze verstandig op te volgen.

Offertes maken in een recordtijd?