De 5 beste projectmanagement methoden voor kleine bedrijven

Inhoudstafel

1. Kort samengevat

2. Wat is een projectmanagement methode eigenlijk?

3. Welke soorten projectmanagement methoden bestaan er?

4. 5 projectmanagement methoden voor kleine ondernemingen

5. Conclusie: welke projectbeheer methode past best bij jouw bedrijf?

Kort samengevat

• Projectbeheer kan je op verschillende manieren doen. Van chaotisch tot super georganiseerd. Zodra er een systeem aan te pas komt, spreken we van projectmanagement methode.

• Deze kan je onderdelen in 3 soorten: traditioneel, agile of hybride. Elk heeft voor- en nadelen.

• We leggen je kort de 5 beste projectmanagement methoden uit voor kleine en middelgrote ondernemingen

• Kies een methode die past bij jouw bedrijf en het type projecten. En neem zo een voorsprong op je concurrenten die niet goed weten waarmee ze eigenlijk bezig zijn.

Wat is een projectmanagement methode eigenlijk?

Een projectmanagement methode verwijst naar de manier waarop je een project plant, uitvoert en beheert. Er zijn verschillende methoden met elk eigen principes, tools en technieken. De bedoeling van elke methode is echter hetzelfde: een vaste structuur aanbieden om een project tot een goed einde te brengen.

Vergelijk een projectmanagement methode misschien nog het best met een transportmiddel. Je wil van punt A naar B gaan en dat kan op verschillende manieren.

De vraag die elke ondernemer en projectmanager zich dan ook stelt: wat is de beste methode om mijn projecten te beheren?

Het antwoord hierop is niet eenvoudig omdat tegenwoordig alles wel een “project” is:

• Een bouwproject

• Een consultancy project

• Een website project

• Zelfs een projectmanagement tool ontwikkelen is een project

Maar natuurlijk is er een groot verschil tussen bijvoorbeeld software ontwikkelen en een huis verbouwen.

Dat is de reden waarom er verschillende methoden voor projectmanagement bestaan.

Laat ons even dieper ingaan op een aantal die vooral voor kleine en middelgrote bedrijven interessant zijn.

We beginnen onze reis met een algemeen overzicht. Daarna staan we stil bij een aantal populaire projectmanagement methoden die ook jouw bedrijf een aardige duw in de rug kunnen geven.

Welke soorten projectmanagement methoden bestaan er?

De methoden om projecten te beheren kan je onderverdelen in 3 soorten: traditionele, agile en hybride methoden.

Voor we van elk een voorbeeld geven, leggen we de verschillen tussen deze categorieën kort uit. Dat maakt het daarna eenvoudiger om de beste methode voor jouw projecten te kiezen.

1. Traditionele projectmanagement methode

De watervalmethode is de traditionele projectmanagement methode bij uitstek. Je legt op voorhand de planning en het gewenste eindresultaat vast. Iedere betrokkene weet dus precies welke stappen ondernomen moeten worden en in welke volgorde dat moet gebeuren om het doel van het project te bereiken. Deze stappen moet je ook doorlopen om een projectplan op te stellen.

Verderop komen we terug op de watervalmethode. Laat ons nu eerst stilstaan bij de voor- en nadelen.

Voordelen traditioneel projectmanagement

• Traditioneel verwijst naar het feit dat deze methode al een tijd bestaat en dat ze dus ook zijn nut bewezen heeft.

• Als je alles op voorhand tot in de puntjes kan plannen en dit uitvoeren, levert dat natuurlijk tevreden klanten op.

• En dat zorgt er dan ook voor dat je makkelijker meerdere projecten gemakkelijk kan inplannen. Als je bijvoorbeeld 100% weet dat een verbouwingsproject klaar zal zijn op een bepaalde datum, kan je hier rekening mee houden.

• De watervalmethode is eenvoudig en duidelijk voor alle betrokkenen: je klant, jouw team, je medecontractanten of freelancers die je inschakelt om het project efficiënt uit te voeren.

• Het projectverloop is soms zo logisch en duidelijk dat je het op een A4’tje kan uitschrijven. Stap 1, stap 2, stap 3 en klaar.

Helaas verlopen in de praktijk projecten vaak anders dan je gepland had.

Nadelen van de traditionele projectmanagement methode

• Deze methode is niet geschikt voor alle soorten projecten.

• Als er onzekerheden opduiken, valt je planning in het water.

• Bovendien kan eenzelfde project voor verschillende klanten volledig anders verlopen. Zelfs voor een relatief klein project, zoals bijvoorbeeld een brochure ontwerp, kan er van alles fout lopen. Je computer kan het begeven, je klant kan de foto’s niet tijdig aanleveren, enz.

Al deze nadelen verdwijnen met de volgende soort projectbeheer methoden.

2. Agile projectmanagement methoden

Agile projectmanagement methoden zijn bedacht, ontwikkeld en op punt gesteld voor projecten die veel flexibiliteit van jou en je team vergen. Het einddoel ligt wel ongeveer vast, maar onderweg kan er heel wat veranderen.

• De klant kan zijn mening en dus het projectverloop wijzigen.

• Dit soort projecten houdt in dat je wel de kennis en ervaring hebt, maar dat je niet alle stappen op voorhand tot in de puntjes kunt inplannen.

• Tijdens de uitvoering van het project veranderen de omstandigheden. Plots ontstaan er nieuwe ideeën of mogelijkheden en daar moet je dan ook rekening mee houden. Andere vereisten worden dan weer geschrapt omdat ze niet meer relevant of te duur blijken.

Dit alles klinkt misschien stresserend voor jou? Wie wil er in hemelsnaam werken aan projecten waarvan je niet op voorhand duidelijk weet wat het eindresultaat moet zijn?

Toch is de agile methode nuttig voor projecten die digitaal verlopen en waarbij je als projectmanager en team kort op de bal moet spelen:

• Software ontwikkeling

• Web design en ontwikkeling

• Marketing projecten

Agile projectmanagement methoden helpen je om de voorspelbare chaos in goede banen te leiden.

En dat is nog maar 1 van de voordelen…

Voordelen van agile projectmanagement

• Ze geven je een leidraad zodat jij en je team snel kunnen reageren op veranderingen binnen het project.

• Omdat je met je team heel nauw moet samenwerken, kan dat een sterke band ontwikkelen. Als je ondanks de veranderingen het project tot een goed einde kan brengen, zal je klant meer dan tevreden zijn.

• Streven naar perfectie zet vaak een rem op de uitvoering van projecten. Toch is dat eigenlijk wat je met agile methodes probeert te bereiken: een eindresultaat dat nog beter is dan je in het begin had kunnen voorstellen.

• Agile methoden versterken de team spirit. Iedereen is namelijk betrokken, iedereen draagt bij en iedereen moet zich flexibel kunnen opstellen. Als je dat als team kan, dan kan je alles aan.

• Je toont de klant snel resultaten en deze kan vroeg bijsturen.

Nadelen van agile projectmanagement

• In tegenstelling tot bij de traditionele projectaanpak, moeten alle betrokkenen bijna voortdurend goed en duidelijk met elkaar kunnen communiceren. Dat geldt zowel voor jouw personeel als voor je opdrachtgevers. Helaas is dat niet altijd mogelijk, maar hangt het succes van je project hier wel van af.

• Om agile projecten te beheren, moet je goed georganiseerd zijn. Het vergt een bijna permanente controle van taken om ervoor te zorgen dat bepaalde problemen het project niet in het gedrang brengen.

• Je team moet wennen aan deze manier van werken. Agile werken is niet voor iedereen in het begin, of zelfs na een aantal projecten, vanzelfsprekend. Training en ondersteuning zijn vaak een vereiste. Dat kan tijd en doorzettingsvermogen kosten. Zeker voor kleine ondernemingen is het daarom niet vanzelfsprekend om plots over te schakelen naar agile projectmanagement.

• Omdat je op voorhand weinig tot geen inzicht hebt in het projectverloop, kan de agile methode extra stress bezorgen. Controle over het projectbudget is hierbij de grootste uitdaging.

Ondanks alle eisen, uitdagingen en mogelijke nadelen hoef je deze methode niet meteen af te wijzen. Dit tonen we verderop aan met de bekendste agile methodes: lean, scrum en kanban.

Tenslotte is er ook nog een derde manier om projecten te beheren: de gulden middenweg.

3. Hybride projectmanagement methoden

Deze projectmanagementmethoden combineren elementen van de traditionele en agile methoden. Enerzijds bieden ze een houvast in de vorm van structuur en controle. Anderzijds zorgen ze ervoor dat flexibiliteit tijdens het project geen nachtmerrie wordt.

Vergelijk deze projectmanagement methoden nog het best met hybride wagens. Wat er ook gebeurt, je project blijft op wieltjes lopen.

Nadelen van hybride projectmanagement methoden

• Deze methoden veronderstellen dat je vertrouwd bent met de agile methode die aan de basis ligt van de hybride variant.

• Sleutelen aan een methode die zijn verdiensten heeft bewezen, is altijd een risico. Aanpassingen kunnen namelijk twee wegen opgaan: vooruit- of achteruit.

• De combinatie van de traditionele en agile methode kan verwarrend zijn. In welke situatie en mate pas je namelijk welke techniek of tool toe?

Voordelen van hybride projectmanagement methoden

• Deze methoden zijn aan een stevige opmars bezig. Dat komt omdat technieken van uitersten (traditioneel en agile) niet voor iedereen even nuttig zijn.

• Waarschijnlijk pas je in jouw onderneming zelf al een hybride methode toe zonder dat je het beseft. Als het werkt is dat natuurlijk mooi. Toch kan het geen kwaad om een beter beeld te hebben van andere methoden om projecten te beheren.

Van de vele soorten hybride methoden bespreken we verderop de water-scrum-fall methode.

Nu je weet welke soorten methoden er zijn, is het tijd om een selectie te bekijken waarmee je als klein team snel jouw projecten efficiënter kan opleveren.

5 projectmanagement methoden voor kleine ondernemingen

1. Watervalmethode

De watervalmethode is de traditionele project aanpak. Alle fases volgen elkaar chronologisch op. Pas als een fase volledig is uitgevoerd, kan je team aan de volgende fase beginnen.

De naam waterval legt het eigenlijk zelf uit: het hele project vloeit van een fase naar de volgende over.

Een voorbeeld van de watervalmethode maakt het nog duidelijker.

Veronderstel dat je een tuinaanlegbedrijf hebt. Een typisch projectverloop kan er als volgt uitzien:

1. Bespreking

Je bespreekt met je klant de wensen, het budget en de voorkeuren. Daarna ga je aan de slag met je projectplan waarin je grote lijnen vastlegt.

2. Ontwerpfase

Je maakt een schets of plattegrond voor een mogelijk tuinontwerp. Ook de planten, materialen, tuinmeubilair enz. neem je hierin op.

3. Offertefase

Je bespreekt je voorstel met de klant en past het eventueel aan. Daarna maak je een offerte voor het project. Heeft de klant deze goedgekeurd? Dan begin je aan de volgende fase.

4. Uitvoeringsfase:

Deze bestaat uit stappen voor de droomtuin van je klant.

• Je bereidt de tuin voor, zoals het verwijderen van planten, grond egaliseren, installatie van een irrigatiesysteem.

• Aanleg van tuinpaden

• Beplanting van bomen, struiken, bloemen, gazon.

• Tuinverlichting, pergola’s, een vijver aanleggen

• Enz.

5. Oplevering fase:

• Natuurlijk willen jij en je klant er zeker van zijn dat je de tuin aangelegd hebt zoals het in de offerte was goedgekeurd..

• Mochten er nog bijkomende aanpassingen nodig zijn, kan je die ofwel uitvoeren, of hiervoor een bijkomende offerte bezorgen.

• Als je de klant wil houden, overweeg dan zeker om tuinonderhoud aan te bieden.

De watervalmethode is niet waterdicht.

De kans dat een project perfect verloopt is klein. Bekijk daarom ook zeker de volgende methoden. Hier staan namelijk principes in die je kunnen helpen om jouw huidige projectaanpak te veranderen of te verbeteren.

PRO TIP: In CoManage kan je project templates aanmaken. Zo hoef je alle fases en stappen maar 1 maal in te stellen. Bij een volgend project kan je deze template snel hergebruiken.

2. Lean

De lean methode is agile en werd ontwikkeld door Toyota. De bedoeling is om verspilling zoveel mogelijk te vermijden en de bedrijfsefficiëntie te verhogen.

Alles wat geen waarde heeft voor de klant, schrap je zo snel mogelijk. Daarnaast geef je jouw team duidelijke instructies zodat het project vlot verloopt. Deze zijn niet gebeiteld in steen, maar moet je bij elk project proberen te verbeteren.

Voor lean zijn 5 principes belangrijk. Zonder in te gaan op de details, deze kan je je visueel best als volgt voorstellen:

Vooral de eeuwige cirkelbeweging is belangrijk.

Lean is een methode die nooit ophoudt. Er zijn namelijk altijd verbeteringen mogelijk.

Naast software projecten, is lean een methode die vaak in de bouwsector wordt gebruikt. En dat is logisch. Ook al weet je hoe een huis er na een verbouwing moet uitzien, er zijn altijd factoren die van jouw bouwonderneming flexibiliteit vergen.

3. Scrum

Bij de scrum methode staan zogenaamde sprints centraal. Het zijn korte fases van 1-4 weken. Je team doorloopt deze en de bedoeling is dat na elke sprint een onderdeel van het project is afgewerkt.

Deze methode vergt heel veel overleg, regelmatige meetings met alle teamleden.

PRO TIP: Als je een programma als CoManage gebruikt, kan je ook zien welke taken je teamleden al heeft afgewerkt.

Deze methode is vooral nuttig voor software- en webdevelopment teams. Laat het ons even kort illustreren hoe wij deze methode bij CoManage zelf toepassen.

Voorbeeld scrum method

De CoManage tool is voortdurend in ontwikkeling. We willen dat het voor ondernemers zoals jou zo eenvoudig mogelijk is om administratieve taken snel uit te voeren.

Daarom kunnen onze gebruikers ook suggesties voor verbeteringen geven en stemmen wat ze nog nog willen doen naast de bestaande mogelijkheden van CoManage.

Voor de verdere ontwikkeling werken we in sprints. Planning, evaluatie, testen en als het werkt zoals het moet, lanceren we het.

Gebruikers ondervinden hier geen enkele hinder van omdat alles online gebeurt.

Is er een nieuwe versie van CoManage, dan log je gewoon met je browser in en je gebruikt altijd de laatste stabiele versie van ons administratieprogramma.

Naast software is scrum ook nuttig voor andere projecten, zoals marketing. Je stelt een lijst samen van alle mogelijke taken en fases die je moet uitvoeren om jouw doel, of dat van je klanten te bereiken:

• Marketing plan en strategie opstellen

• Content plan opstellen

• Website bouwen of aanpassen

• Sociale media promotie

Natuurlijk werk je al die fases later verder uit, maar het mooie van scrum is dat je niet bij de aanvang van een project alle details moet uitwerken.

Deze zullen sowieso veranderen. Dat is namelijk altijd zo, niet dan?

PRO TIP: In CoManage kan je makkelijk taken verslepen naar verschillende fasen. Je kan ook gemakkelijk je uren registreren als je aan een taak begint.

4. Kanban

Bij de kanban methode stel je een projectverloop visueel voor op een zogenaamd kanbanbord. Dit wordt meestal opgesplitst in 3 onderdelen

• To do: je takenlijst

• Doing: in uitvoering de taken waaraan je aan het werken bent

• Done: voltooid: de taken die gedaan zijn

Veel heb je hiervoor niet nodig. Post-its zijn vaak voldoende om je team en jezelf een overzicht te geven van het hele project.

Kanban kan je voor alle soorten projecten toepassen. Het is een eenvoudige agile methode die meteen duidelijk is voor iedereen.

5. Water-Scrum-Fall

Deze methode is een voorbeeld van hoe hybride projectmanagement een meerwaarde kan zijn voor jouw projecten. De naam zegt zelf waarvoor het staat: een combinatie van de waterval en scrum methode.

Conclusie: welke projectbeheer methode past best bij jouw bedrijf?

Er zijn veel meer projectmanagement methoden dan we hier hebben besproken. Op zich zegt dat eigenlijk veel:

• Geen enkele methode is perfect (anders zou er maar 1 bestaan)

• Elke methode heeft zijn bestaansreden en nut (anders zouden ze niet bestaan)

Het feit dat je projecten op veel verschillende manieren kan beheren, maakt het er niet eenvoudiger op.

Als kleine of middelgrote onderneming, of team, heb je geen tijd om de theorie van projectmanagement systemen te leren, laat staan uit te proberen.

Daarom hopen we van harte dat de 5 bovenstaande methoden jou een goed idee geven en je ook tijd besparen.

Niet enkel met het kiezen van een methode, maar vooral ook bij het uitvoeren van projecten binnen je bedrijf, of voor je klanten.

Natuurlijk houdt niets je tegen om zelf een projectmanagement model te bedenken. Wie weet, misschien staat jouw manier hier binnenkort dan ook in dit lijstje…

Wil je tot het zover is ontdekken hoe je projecten kan beheren in CoManage?

Klik dan op de knop hieronder en probeer het 14 dagen uit, zonder enige verplichting.