E-invoicing obligatoire en Belgique à partir de 2025? 7 questions et réponses

• 1. Qu'est-ce que la facturation électronique?

• 2. La facturation électronique est-elle obligatoire dans l'UE?

• 3. Que dit la législation belge sur la facturation électronique?

• 4. Un PDF est-il une facture électronique?

• 5. Comment créer une facture électronique?

• 6. Quel programme de facturation vous convient?

• 7. Quels sont les avantages de la facturation électronique pour les entreprises?

• Conclusion : est-il judicieux d'attendre que la facturation électronique devienne obligatoire en 2026?

1. Que signifie e-invoicing?

E-invoicing signifie facturation électronique. Plus précisément, cela signifie que les factures sortantes et entrantes sont créées, envoyées et reçues numériquement.

La facturation numérique, également utilisée comme synonyme de e-invoicing, met fin à l'ère de l'impression des factures et de leur envoi par la poste à vos clients, ou de leur remise à votre comptable.

Enfin.

Nous vivons pleinement à l'ère du numérique. Tout le monde sait désormais que le "e" de e-mail fait référence à l'électronique. En matière de facturation électronique, c'est la même chose. De plus, l'anglais est la langue de prédilection des États membres de l'Union européenne.

Quel est donc le rapport entre l'Union européenne et la manière dont vous, en tant qu'entrepreneur, devrez envoyer vos factures en 2025?

Peut-être plus que vous ne le soupçonnez à première vue....

2. La facturation électronique est-elle obligatoire dans l'UE ?

E-invoicing est un projet majeur de l'UE. Chaque État membre décide lui-même jusqu'où il va dans ce domaine et quand il devient légalement obligatoire. La Belgique est loin d'être un leader européen dans ce domaine. Consultez le tableau ci-dessous pour savoir où en sont les pays européens : (dernière mise à jour : octobre 2023)

En Roumanie, par exemple, la facturation électronique pour le B2B est obligatoire pour tous les contrats depuis 2022.

B2B signifie d'ailleurs "business to business", c'est-à-dire d'entreprise à entreprise. Nous y reviendrons.

Il est important que vous sachiez, en tant qu'entrepreneur, qu'en matière d’e-invoicing, l'Europe fait une distinction entre l'expéditeur et le destinataire de la facture. Il se peut que vous deviez procéder à l'autoliquidation de la TVA.

En outre, vous établirez probablement votre facture dans une langue étrangère.

En tant qu'entrepreneur belge ayant des ambitions internationales, il peut être important pour vous de connaître la position des autres États membres de l'UE en matière de législation sur e-invoicing.

Enfin, nous tenons à souligner que la législation européenne entraîne souvent une charge administrative supplémentaire pour les entrepreneurs.

Prenons, par exemple, la législation de l'UE sur la façon dont les bananes peuvent être tordues. Absurde, n'est-ce pas?

En revanche, e-invoicing obligatoire présente des avantages pour l'entrepreneur que vous êtes. Avant d'aborder ce sujet, examinons les projets de la Belgique et de la Flandre visant à introduire des directives européennes en matière de facturation électronique.

Qu'est-ce que Peppol?

Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) est un réseau standardisé d'échange de données électroniques qui permet aux organisations de facturer et de passer des commandes par voie électronique de manière sûre et fiable. Ce réseau facilite la communication entre acheteurs et vendeurs, quel que soit le logiciel utilisé, ce qui améliore considérablement l'efficacité du processus de passation des marchés et de facturation.

Les protocoles et lignes directrices normalisés de Peppol permettent aux entreprises de réduire leur charge administrative, d'éviter les erreurs et de recevoir les paiements plus rapidement. L'utilisation de Peppol est actuellement particulièrement utile pour les entreprises qui font des affaires avec des agences gouvernementales, car de nombreux gouvernements en Europe exigent l'utilisation de ce réseau pour e-invoicing.

Via le réseau Peppol, les factures sont envoyées au format UBL, et ce format UBL est déjà exportable via CoManage. Un lien vers un point d'accès Peppol est en cours d'élaboration.

3. Que dit la législation belge sur la facturation électronique?

En 2024, les entreprises belges seront obligées de passer à la facturation électronique. Pour l'instant, seul un document de politique générale a été rédigé, montrant que le gouvernement a de grands projets en matière de numérisation.

La facturation électronique n'est qu'une petite partie d'un plan ambitieux.

Tout ce qui est sûr pour l'instant, c'est qu'il y a surtout beaucoup de questions.

En tant qu'entreprise, l'impact d’e-invoicing dépendra de vos partenaires commerciaux

Après la chronologie, nous donnons un bref aperçu de la situation actuelle et future.

Chronologie dé-invoicing en Belgique jusqu'à présent :

B2B : Business to business

Toutes les transactions entre entreprises doivent déjà être soigneusement enregistrées. En effet, les pouvoirs publics perçoivent la TVA et celle-ci doit figurer sur vos factures.

Aujourd'hui: vous pouvez encore établir vos factures B2B au format PDF ou les envoyer par la poste.

En 2026: la facturation B2B devra être numérique, comme l'a demandé le ministre Van Peteghem:

• À partir du 1er janvier 2026, toutes les entreprises B2B imposables devront obligatoirement utiliser e-invoicing

• D'ici là, une vaste campagne d'information sera menée auprès des parties prenantes.

B2C : Business to consumer (de l'entreprise au consommateur)

La facturation électronique devrait mettre un terme à la circulation de l'argent noir. Mais c'est justement le secteur B2C qui a la mauvaise réputation de faire parfois passer de l'argent sous la table.

En outre, les entreprises ou les indépendants qui fournissent des services ou des produits à des particuliers ne facturent pas toujours.

À la boulangerie ou chez le marchand de journaux, heureusement, on ne reçoit pas de facture.

Aujourd'hui: la facturation B2C peut prendre la forme d'un simple pdf que vous envoyez par courriel, ou que vous imprimez et envoyez par la poste, ou encore d'un simple ticket de caisse.

2025: beaucoup d'ambiguïtés:

• Le gouvernement belge obligera-t-il les entreprises purement B2C à passer à la facturation numérique?

• Certains secteurs seront-ils exclus de la facturation électronique?

• Sera-t-il obligatoire de fournir aux consommateurs une facture numérique à partir d'un certain montant?

• Les consommateurs devront-ils alors utiliser une adresse électronique fixe pour recevoir les factures numériques?

• Qu'en est-il des entreprises qui opèrent à la fois en B2B et en B2C ? Devront-elles fournir certaines de leurs factures sous forme numérique et d'autres non?

• Et qu'en est-il des consommateurs plus âgés qui ne sont pas familiarisés avec le numérique?

B2G: Business to government (de l'entreprise au gouvernement)

Les gouvernements font régulièrement appel au secteur privé. Il ne s'agit pas seulement de l'exécution de travaux publics. Il peut tout aussi bien s'agir de la conception d'un logo pour une municipalité ou de la production d'une vidéo pour une province.

Désormais: en tant que fournisseur des pouvoirs publics, vous devez soumettre toutes vos factures sous forme numérique. Vous trouverez plus d'informations sur le gouvernement flamand sur cette page.

2025: Il n'y aura probablement pas beaucoup de changements dans ce domaine.

G2B Gouvernements vers entreprises

En tant qu'entrepreneur, vous payez déjà des factures aux pouvoirs publics sous la forme de toutes sortes de taxes et de contributions à la TVA

Aujourd'hui: vous recevez ces factures par la poste ou par voie numérique, par exemple par l'intermédiaire de votre comptable qui calcule les déclarations de TVA pour vous.

2025: ambiguïtés

• L'administration va-t-elle considérer et traiter ses propres factures pour les entreprises comme des factures?

• Les entreprises devront-elles alors toutes disposer d'un programme leur permettant de recevoir ces factures?

G2G: de gouvernement à gouvernement

Nous ne mentionnons ce point que par souci d'exhaustivité. En tant que chef d'entreprise, il est bon de savoir que le gouvernement montre l'exemple. L'échange de factures et d'autres documents entre les départements du gouvernement flamand est déjà numérique.

Il y a donc encore beaucoup d'incertitudes sur ce que sera la facturation électronique en 2025. En tant qu'entrepreneur, il n'est pas agréable de vivre dans l'incertitude.

Heureusement, nous pouvons déjà répondre à une question importante...

4. Un fichier PDF est-il une facture électronique?

Un fichier PDF n'est pas une facture électronique. Les factures numériques sont formatées selon une structure définie avec des champs qui doivent être conformes aux normes dites UBL (Universal Business Language). Un fichier PDF ne comporte pas ces champs.

L'image ci-dessous vous donne une idée de ce à quoi ressemble une facture UBL.

L'UBL est la norme en matière de facturation électronique

L'objectif de tous ces champs est de permettre à la facture électronique d'être lue rapidement et sans erreur par un programme de comptabilité.

Si vous créez des factures avec Word ou Excel et que vous les exportez ensuite au format PDF, vous ne disposez pas de toutes ces informations.

En d'autres termes, vous n'avez pas créé de facture électronique, même si vous pouvez envoyer un PDF par courrier électronique.

D'ici 2026, les factures au format PDF ne seront plus autorisées

Heureusement, il existe de nombreuses solutions abordables permettant aux indépendants et aux PME de créer des factures électroniques rapidement et facilement...

5. Comment créer une facture électronique?

Pour créer une facture électronique, vous avez besoin d'un programme qui convertit automatiquement vos factures en factures numériques juridiquement valables. Pour ce faire, vous pouvez utiliser un programme de comptabilité ou un logiciel de facturation.

Il existe une grande différence entre la comptabilité et la facturation. Les factures entrantes et sortantes ne sont qu'une partie de la comptabilité.

En tant que chef d'entreprise, indépendant ou freelance, il n'est pas naturel de s'occuper de sa propre comptabilité en plus de son travail. Les lois changent et des erreurs dans votre comptabilité peuvent vous faire perdre la tête.

Avec un bon programme de facturation, vous pouvez créer une facture électronique sans effort supplémentaire

• Vous ne vous perdez pas dans les méandres d'un programme comptable.

• Vous pouvez créer vous-même des factures numériques à la vitesse de l'éclair et sans effort.

• En outre, vous pouvez être sûr qu'elles répondent aux exigences légales en matière de facturation électronique.

La seule question à laquelle vous devez répondre avant de vous lancer dans e-invoicing est la suivante…

6. Quel programme de facturation électronique vous convient?

Il n'existe pas de programme de facturation idéal pour tous les indépendants et toutes les entreprises. Chaque entreprise est unique et dispose de budgets, de connaissances et de besoins spécifiques.

Pour un freelance qui a quelques gros clients fidèles, une base de clients en ligne est moins importante que pour une PME qui a des clients dans tout le pays.

Bien entendu, vous pouvez essayer CoManage et décider ensuite si vous l'appréciez autant que les plus de 1.500 entrepreneurs satisfaits de e-invoice.

Notre équipe d'assistance se tient à votre disposition. Si vous êtes bloqué, nous nous ferons un plaisir de vous aider. Même le week-end.

Une question demeure.

7. Quels sont les avantages d’e-invoicing pour les entreprises?

La facturation électronique présente de nombreux avantages pour les entreprises. Une administration organisée et partiellement automatisée, un gain de temps et une réduction du risque d'erreurs en sont quelques-uns.

Les programmes de facturation varient considérablement dans ce qu'ils peuvent faire pour votre entreprise.

Mais avec un programme solide, vous pouvez au moins profiter des avantages suivants d'un bon programme d’e-invoicing.

• Création aisée de factures électroniques

• Vue d'ensemble de toutes les factures et de leur état de paiement

• Envoi de factures à partir du programme lui-même

• Une application pour votre smartphone

• Envoi automatique de rappels de paiement

• Copier des factures pour en créer rapidement de nouvelles

• Création et envoi automatique de factures récurrentes

CoManage peut et fait bien plus que ce qu'un bon programme de facturation minimal fait.

L'envoi de devis et leur conversion ultérieure en facture en un seul clic n'est qu'un exemple parmi d'autres. N'hésitez pas à consulter l'aperçu complet de toutes les fonctionnalités pratiques de CoManage.

Vous pouvez également en faire l'expérience par vous-même.

Gratuitement pendant 14 jours, sans engagement et avec une équipe prête à répondre rapidement à toutes vos questions concernant vos factures électroniques.

Conclusion : en tant qu'entreprise, vaut-il mieux attendre 2026 pour passer à la facturation électronique?

En 2026, E-invoicing deviendra obligatoire en Belgique. D'ici là, vous pouvez encore choisir la manière dont vous préparez, envoyez et recevez vos factures.

La forme que prendra la législation n'est pas encore claire.

Il est probable que les grandes entreprises seront les premières à être obligées. Les PME, les indépendants et les free-lances pourraient éventuellement bénéficier d'un certain délai pour passer à e-invoicing.

En outre, on ne sait pas non plus comment la loi déterminera la facturation numérique entre les entreprises, les consommateurs et les autorités publiques.

Passer à la facturation électronique avant 2026 est une décision stratégique intelligente

En effet, une gestion efficace et numérique de votre entreprise vous permet de consacrer plus de temps à vos clients et à ce qui fait la force de votre entreprise.

Ensuite, si vous choisissez également un programme de facturation qui répond à 100 % à vos besoins, l’e-facturation devient un jeu d'enfant.