Note de crédit - Que doit savoir l'entrepreneur?

• Qu'est-ce qu'une note de crédit?

• Pourquoi une note de crédit est-elle nécessaire?

• Causes des factures incorrectes

• Exemple de note de crédit

• Que doit figurer sur une note de crédit?

• Comment créer une note de crédit?

Qu'est-ce qu'une note de crédit?

Une note de crédit est également appelée facture négative ou facture de crédit. L'objectif de ce document comptable est de corriger les factures erronées.

Contrairement à une facture, le montant indiqué est négatif.

Nous expliquerons plus loin ce qui doit figurer précisément sur votre note de crédit, mais avant cela, nous vous donnons un exemple de situation où vous devez rédiger ce document.

En tant qu'entrepreneur, vous reconnaîtrez sûrement cette situation :

• Vous émettez une facture pour, par exemple, 97 euros.

• Parce que vous avez créé votre facture avec Word, vous avez dû calculer vous-même la TVA de 21 %. Par erreur, vous avez facturé 21 euros au lieu de 20,37. Oups. Que faire maintenant ?

• Vous créez une note de crédit pour rectifier cette erreur. Ainsi, vous annulez, pour ainsi dire, le montant de votre facture incorrecte pour votre client.

Vous n'avez pas à rembourser l'argent à votre client. La "transaction" se fait uniquement sur papier.

D'ailleurs, vous n'avez besoin de rédiger une note de crédit que si votre facture d'origine a été traitée comptablement par vous ou votre client.

Tant que ce n'est pas le cas, vous pouvez simplement supprimer ou corriger la facture.

Si vous gérez votre facturation avec un programme tel que CoManage, cette dernière option se fait en un clin d'œil.

La différence entre une note de crédit et une facture

Les factures et les notes de crédit sont des documents comptables officiels. Ils se ressemblent et sont tous deux liés à vos ventes, mais la différence réside dans les points suivants :

• Avec une facture, vous demandez de l'argent à votre client. Avec une note de crédit, vous informez un client qu'il ne doit pas payer une certaine facture.

• Vous pouvez créer une facture à tout moment. En revanche, une note de crédit fait toujours référence à une facture spécifique. On peut aussi dire qu'elles sont liées entre elles.

• Cela signifie également que vous ne pouvez pas émettre une note de crédit pour quelque chose que vous n'avez pas facturé au préalable.

Pour éviter toute confusion, nous nous attardons également sur un autre terme comptable étroitement lié à la note de crédit.

Note de débit versus note de crédit

Une note de débit est l'opposé d'une note de crédit. Il s'agit également d'une correction d'une facture d'origine, mais cette fois-ci en faveur du vendeur.

Rédiger une note de débit peut être utile dans des situations comme celles-ci :

• Vous avez facturé trop peu à votre client par erreur.

• Vous souhaitez appliquer la clause de retard de paiement de vos conditions générales et facturer des frais administratifs. Vous n'avez bien sûr pas pu les facturer sur votre première facture. Avec une note de débit, vous pouvez facturer ce montant.

• Lors de votre facture initiale, il n'était pas clair combien coûterait par exemple le transport. Vous souhaitez ajouter ces frais à la facture que vous avez déjà émise. Dans ce cas également, vous pouvez rédiger une note de débit.

Les notes de débit sont particulièrement intéressantes pour les grandes entreprises qui émettent des centaines, voire des milliers de factures par jour et qui ont besoin d'une vue détaillée par commande.

En tant que petite entreprise ou travailleur indépendant, dans de telles situations, vous pouvez simplement émettre une nouvelle facture.

Pourquoi une note de crédit est-elle nécessaire?

Une note de crédit est un document comptable. C'est la seule façon pour le gouvernement (déclarations de TVA et services fiscaux) de vérifier si vos ventes se déroulent correctement.

À cet égard, une note de crédit est à votre avantage en tant qu'entrepreneur :

• Le montant de TVA sur vos factures ne vous est pas destiné, mais doit être payé à l'administration fiscale. Sans note de crédit, vous devriez émettre deux factures pour la même mission ou livraison. Avec une note de crédit, vous annulez simplement le montant de TVA de votre facture d'origine.

• Les services de TVA peuvent vous infliger des amendes pour des erreurs dans vos factures, même si vous ne les faites pas délibérément. Avec une note de crédit, vous corrigez officiellement votre facture erronée et évitez les amendes administratives.

Malheureusement, vous ne pouvez pas éviter à 100 % les erreurs sur les factures...

Causes des factures incorrectes

Même si vous utilisez le meilleur logiciel de facturation et réduisez ainsi les risques d'erreurs, il est toujours possible qu'elles se glissent quand même.

• Le siège social du client a changé.

• Vous avez accidentellement choisi la mauvaise personne de contact dans votre base de données client pour votre facture.

• Vous avez entré un pourcentage de TVA incorrect sur votre facture, et le calcul automatique est donc également incorrect.

Si votre facture a déjà été traitée dans votre comptabilité, vous rectifiez ce type d'erreurs avec une note de crédit.

La question est alors : comment doit-elle apparaître ?

Exemple de note de crédit

Vous pouvez télécharger l'exemple de note de crédit en cliquant sur l'image. Vous trouverez ci-dessous une explication détaillée de ce qui doit figurer sur une note de crédit. Téléchargez l'exemple de note de crédit ci-dessous.

Que doit figurer sur une note de crédit?

Une note de crédit contient (environ) tous les éléments que vous devez indiquer sur une facture, mais il y a aussi quelques particularités à prendre en compte. 

1. Mention "note de crédit" 

Au lieu de "facture", vous devez clairement indiquer que le document est une "note de crédit".

2. Numérotation de la note de crédit

Tout comme une facture, une note de crédit doit recevoir un numéro. Celui-ci suit simplement la numérotation de vos factures.

3. Numéro de facture auquel la note de crédit se réfère

Vous devez clairement indiquer à quelle facture votre note de crédit est liée. Utilisez pour cela le numéro de la facture originale.

4. Montant de la facture

Ce montant doit correspondre à celui que vous avez indiqué sur la facture originale. Le montant sur une note de crédit est toujours négatif. En effet, votre client n'a pas à vous payer cette somme et vous n'avez pas à la rembourser à votre client. Vous n'êtes pas obligé de mettre un signe moins devant, mais cela peut être fait. Les deux options sont correctes.

5. Date de la note de crédit

La date de la note de crédit doit également être indiquée. Comme votre client n'a pas à payer, une date d'échéance est inutile. Vous pouvez donc laisser cela de côté.

6. Vos coordonnées professionnelles

• Nom de votre entreprise

• Adresse de votre siège social

• Votre numéro de TVA

7. Coordonnées de votre client

• Nom

• Adresse

• Pour les entreprises : le numéro de TVA de votre client

Lorsque vous rédigez une note de crédit, vous devez faire attention à de nombreux détails. 

N'oubliez pas que c'est votre chance de rectifier une facture incorrecte. Il est donc extrêmement important que vous ne fassiez aucune erreur sur votre note de crédit.

Heureusement, ce n'est pas si difficile en pratique.

Comment créer une note de crédit ?

La manière de créer une note de crédit dépend surtout de votre logiciel de facturation. Dans CoManage, par exemple, vous pouvez créer une note de crédit en 3 étapes. 

Étape 1 : Ouvrez la facture pour laquelle vous souhaitez créer la note de crédit

Étape 2 : Cliquez sur "Actions" et choisissez "Créditer"

Votre note de crédit est prête. 

Étape 3 : Envoyez votre note de crédit

Vous pouvez soit télécharger votre note de crédit et l'envoyer par e-mail, soit la transmettre directement dans CoManage. N'oubliez surtout pas de fournir également votre note de crédit à votre comptable.

Voilà comment il est simple de créer une note de crédit. Une fois que vous avez fait cela, les éléments suivants se produisent automatiquement :

• Le montant total des factures impayées est ajusté.

• Votre prochaine facture reçoit un numéro de facture correct et séquentiel.

• Vous pouvez retrouver votre note de crédit dans une vue d'ensemble distincte et pratique.