Btw verleggen bij je buitenlandse verkoopfacturen (+voorbeeld)

Vind hieronder alle informatie omtrent het verleggen van btw voor een buitenlandse verkoopfactuur:

• Wat betekent btw verlegd bij een factuur?

• Internationale facturen sturen

• Btw verlegd factuur voorbeeld voor het buitenland

• Wat moet op je buitenlandse factuur staan als je de btw verlegd?

• Tot slot: btw verlegging is niet enkel voor internationale facturen

Wat betekent btw verlegd bij een factuur? 

Btw verleggen wil zeggen dat je geen btw aanrekent op je factuur. De Europese btw-plichtige die goederen of diensten van jou afneemt, moet dan het btw-bedrag in eigen land afstaan. 

Hierbij zijn een aantal zaken belangrijk.

#1 Verkoper en inkoper moeten een btw-nummer hebben

Om btw te kunnen verleggen moeten zowel jij als je buitenlandse klant een geldig btw-nummer hebben. 

Er circuleren heel wat misverstanden rond de regeling. Daarom eerst even dit: 

1. Voor particulieren geldt de btw-verleggingsregel niet. 

2. Niet elk bedrijf beschikt over een btw-nummer. Voor je een factuur maakt, is het verstandig om het btw-nummer te controleren. Als je klant geen Europees geldig btw-nummer heeft, mag je de btw niet verleggen. 

3. Naast ondernemingen kunnen ook rechtspersonen over een btw-nummer beschikken. Buitenlandse verkoopfacturen die je voor hen opstelt, kunnen dus ook in aanmerking komen voor verlegging van de btw. Denk bijvoorbeeld aan facturen voor een vereniging (vzw), stichting of een coöperatie.

4. De regelgeving geldt voor zowel goederen als diensten. 

Advies: Twijfel je? Vraag raad aan je boekhouder. Deze is ofwel op de hoogte van de laatste internationale btw-wetgevingen, of tenminste opgeleid om de btw regels te ontwarren. 

#2 Voordeel van de btw verleggen voor de leverancier

Als leverancier van goederen of diensten waarbij je de btw moet verleggen, is de tegenpartij verplicht het bedrag door te storten aan de btw-administratie. Dat geeft jouw onderneming financiële ademruimte. 

• De btw moet je maandelijks, of per kwartaal doorstorten voor de facturen die je hebt opgemaakt. Ook als je klant pas in de volgende maand, of kwartaal betaalt, moet je het btw bedrag doorstorten. Tenzij je de btw dus verlegd hebt naar jouw klant. 

• Mocht je klant uiteindelijk een wanbetaler blijken te zijn, heb je tenminste het btw-bedrag niet zelf eerst betaald.

Zeker voor freelancers en bedrijven die vaak opdrachten voor het buitenland uitvoeren, zorgt dit voor extra gemoedsrust. 

#3 Btw verleggen is verplicht

De regels voor het verleggen van de btw zijn netjes afgelijnd. Dit houdt in dat je niet zelf kan kiezen of je de btw verlegt of niet. Het is jouw verantwoordelijkheid om na te gaan of je het moet doen of niet. 

Natuurlijk kan je een fout begaan. In dit geval riskeer je een boete op te lopen. 

#4 Toch btw aangerekend als je deze moest verleggen?

Als je op je internationale factuur toch btw aanrekent wanneer je deze eigenlijk moest verleggen, heb je een fout gemaakt. Je moet dan zelf de btw afstaan aan de btw-diensten. 

Hou het bovenstaande zeker in de gaten als je een factuur maakt voor het buitenland. 

Dit roept een volgende vraag op. Wat is in dit geval precies “het buitenland”?   

Internationale facturen sturen 

De Europese Unie is een handelsblok met regels en afspraken tussen de lidstaten. Maar het is niet de enige markt waar je zaken kan doen. Voor zowel binnen als buiten de EU gelden andere btw regels. 

Bedrijven factureren binnen de EU

Binnen de EU geldt de e-invoicing regelgeving. Daarnaast moet je voor verkoopfacturen aan btw-plichtigen ook de btw verleggen. Dit geldt voor zowel goederen als diensten. 

Je klant in het buitenland betaalt met andere woorden de btw. En jij moet dit expliciet op je verkoopfactuur vermelden. 

Pro Tip: E-invoicing is een totaal ander ding dan pdf-facturen. In sommige Europese landen is het zelfs verplicht. De facturen die je in CoManage opmaakt, voldoen aan de strenge Europese regels. 

Facturen sturen naar bedrijven buiten de EU

Is je bedrijf gevestigd in de EU en doe je zaken met bedrijven buiten de EU? Dan vervalt de verleggingsregel.

Goederen verzenden buiten de EU

Wanneer je als Belgisch of Nederlands bedrijf goederen verzendt buiten de EU, geldt de 0% btw-heffing. Dit is zowel het geval voor particulieren als bedrijven.

Je verkoopfactuur valt in dit geval buiten de btw-verleggingsregel. Anderzijds moet je wel extra kosten opnemen, zoals vervoer- en eventuele douanekosten. 

Diensten leveren aan bedrijven buiten de EU

Als je als Belgische of Nederlandse onderneming diensten levert aan een bedrijf buiten de EU, liggen de zaken wat moeilijker. Het is namelijk mogelijk dat de dienst die jij levert niet belast is in jouw land of het land van je klant. 

Een voorbeeld hiervan is het verkeer van en naar niet-EU landen. Hier is (meestal) een 0% btw heffing van toepassing. 

Btw verlegd factuur voorbeeld voor het buitenland

De onderstaande factuur is een goed voorbeeld van hoe je btw moet verleggen op je factuur voor het buitenland, binnen de EU. Hieronder leggen we je uit wat je precies moet vermelden. 

Wat moet op je buitenlandse factuur staan als je de btw verlegt?

Naast de gebruikelijke verplichte vermeldingen op je factuur (datum, nummer, adres…) moet je ook het volgende vermelden:

• Een btw-tarief van 0%. Je klant betaalt dus de prijs, exclusief btw.

• Het btw-nummer van je klant. De belastingdiensten in beide landen moeten kunnen nagaan of de verlegging correct is en wie welk bedrag moet doorstorten aan de lokale btw-diensten.

• Een duidelijke vermelding van “btw verlegd”, of in het Engels “VAT reverse charge”.

Btw verlegd in het Duits: MwSt. Reverse-Gebühr

Btw verlegd in het Frans: Autoliquidation de la TVA

Btw verlegd in het Spaans: Reverso de IVA

PRO TIP:  Als je facturen voor het buitenland opmaakt, kan je deze best in de landstaal van je klant opstellen. Zo vermijd je misverstanden en maak je het jouw klant eenvoudiger om deze boekhoudkundig te verwerken. In CoManage kun je snel facturen opstellen in elke taal. Je kan ook andere valuta gebruiken dan de euro. 

Voorbeeld Franse factuur met btw verlegd:

Tot slot: btw-verlegging is niet enkel voor internationale facturen

De btw verleggingsregel geldt ook voor bepaalde binnenlandse diensten. 

Zowel in België als in Nederland zijn er specifieke regels wanneer je facturen voor bedrijven uit jouw land opmaakt. Deze verschillen bijvoorbeeld naargelang van welke goederen je verkoopt (Vastgoed is geen snoepgoed) of welke diensten je levert.

Meer info voor btw verleggen als je bedrijf in Nederland gevestigd is en je een factuur opmaakt voor een Nederlands bedrijf vind je hier.

Voor de regelgeving in België is dit voornamelijk in de bouwsector het geval.  Officieel spreekt men van medecontractant regime.