Peppol verplicht in België vanaf 2026? 7 vragen én antwoorden.

• 1. Wat betekent e-invoicing?

• 2. Is e-invoicing verplicht in de EU?

• 3. Wat zegt de Belgische wetgeving over e-invoicing?

• 4. Is een PDF een e-invoice?

• 5. Hoe kan je een e-invoice maken?

• 6. Welk facturatie programma past bij jou?

• 7. Wat zijn de voordelen van e-invoicing voor bedrijven?

• Conclusie: is het zinvol om te wachten tot e-invoicing verplicht wordt in 2026?

1. Wat betekent e-invoicing?

E-invoicing staat voor elektronische facturatie. Concreet betekent dit dat uitgaande en binnenkomende facturen digitaal opgemaakt, verzonden en ontvangen worden. 

Digitale facturatie, dat ook als synoniem van e-invoicing gebruikt wordt, maakt een einde aan het tijdperk van facturen printen en met de post verzenden naar je klanten, of binnenbrengen bij je boekhouder. 

Eindelijk. 

We leven volop in het digitale tijdperk. Iedereen weet ondertussen wel dat de “e” in e-mail verwijst naar electronic. Bij e-invoicing is dat hetzelfde. Bovendien is Engels de overkoepelende taal bij uitstek tussen de EU-lidstaten. 

Wat heeft de Europese Unie te maken met hoe jij als ondernemer in 2026 je facturen zal moeten sturen? 

Misschien meer dan je op het eerste gezicht zou vermoeden…

2. Is e-invoicing verplicht in de EU?

E-invoicing is een grootschalig project van de EU. Elk lidstaat bepaalt zelf hoe ver het hierin gaat en wanneer het wettelijk verplicht wordt. België is op dat gebied allesbehalve een Europese koploper. Bekijk onderstaande tabel om te zien hoe ver de Europese landen ervoor staan: (laatste update: oktober 2023)

In Roemenië bijvoorbeeld is e-invoicing voor B2B verplicht voor alle contracten sinds 2022. 

B2B staat trouwens voor business to business. We komen hier op terug. 

Het is voor jou als ondernemer belangrijk te weten dat Europa voor e-invoicing een onderscheid maakt tussen wie de factuur stuurt en wie ze ontvangt. Het is mogelijk dat je btw moet verleggen.

Daarnaast zal je waarschijnlijk ook je factuur in een vreemde taal maken.

Het kan voor jou als Belgische ondernemer met internationale ambities belangrijk zijn om te weten hoe ver andere EU-lidstaten staan op het gebied van de e-invoicing wetgeving. 

Dit overzicht helpt je snel op weg. 

Tenslotte willen we vermelden dat de EU-wetten voor ondernemers vaak een extra administratieve last inhoudt. 

Denk bijvoorbeeld aan de EU- wetgeving over hoe krom de bananen mogen zijn. Absurd, niet dan? 

Verplichte e-invoicing daarentegen biedt jou als ondernemer wel degelijk voordelen. Voor we het daarover hebben, laat ons eerst even kijken naar de plannen van België en Vlaanderen om de Europese e-invoicing richtlijnen in te voeren. 

Wat is Peppol?

Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) is een gestandaardiseerd netwerk voor elektronische gegevensuitwisseling, dat het mogelijk maakt voor organisaties om elektronisch te factureren en bestellingen te plaatsen op een veilige en betrouwbare manier. Dit netwerk faciliteert de communicatie tussen kopers en verkopers, ongeacht de gebruikte software, waardoor de efficiëntie van het inkoop- en facturatieproces aanzienlijk wordt verbeterd.

Door de gestandaardiseerde protocollen en richtlijnen van Peppol kunnen bedrijven hun administratieve lasten verminderen, fouten voorkomen en sneller betalingen ontvangen. Het gebruik van Peppol is op dit moment vooral handig voor bedrijven die zakendoen met overheidsinstellingen, aangezien vele overheden in Europa het gebruik van dit netwerk vereisen voor e-facturatie.

Via het Peppol netwerk worden facturen in UBL-formaat verzonden en dat UBL-formaat is op dit moment al te exporteren via CoManage. Er wordt gewerkt aan een koppeling met een Peppol access point.

3. Wat zegt de Belgische wetgeving over e-invoicing?

In 2026 zouden Belgische bedrijven verplicht worden om over te schakelen naar e-invoicing. Op dit ogenblik is er alleen nog maar een beleidsnota opgesteld waaruit blijkt dat de overheid grootse plannen heeft op het gebied van digitalisering. 

Digitale facturatie is een klein onderdeel van een ambitieus plan. 

Als bedrijf zal de impact van e-invoicing afhangen van met wie je zaken doet 

We geven hieronder na de timeline een beknopt overzicht van de huidige en toekomstige situatie. 

Timeline e-invoicing België so far:

B2B: Business to business 

Alle transacties die onderling tussen bedrijven gebeuren, moeten nu ook al netjes geregistreerd worden. De overheid int namelijk btw en die moet op je facturen staan. 

Nu: je kan nog altijd je B2B facturen als pdf maken, of ze zelfs doorsturen per post.

In 2026: B2B facturatie zal digitaal moeten verlopen zoals verplicht door Minister Van Peteghem: 

• Vanaf 1 januari 2026 zullen alle belastingplichtige B2B ondernemingen verplicht e-invoicing moeten gebruiken

• Er zal tot die tijd een brede informatiecampagne zijn richting stakeholders

B2C: Business to consumer 

E-invoicing moet een halt toeroepen aan de circulatie van zwart geld. Maar laat nu net de B2C sector de kwalijke reputatie hebben dat er af en toe wel eens geld onder de tafel geschoven wordt. 

Daarnaast moeten bedrijven of zelfstandigen die diensten of producten leveren aan particulieren niet altijd een factuur opmaken.

Bij de bakker of in de krantenwinkel krijg je gelukkig geen factuur 

Nu: B2C facturatie mag gewoon een pdf zijn die je e-mailt, of je kan het uitprinten en via de post opsturen, of het kan ook gewoon een kasticket zijn.

2024: vooral veel onduidelijkheden:

• Zal de Belgische overheid pure B2C bedrijven verplichten om over te schakelen naar digitale facturatie? 

• Zullen bepaalde sectoren uitgesloten worden van e-invoicing? 

• Zal het verplicht worden om consumenten een digitale factuur te bezorgen vanaf een bepaald bedrag?

• Zullen consumenten dan een vast e-mailadres moeten gebruiken om facturen digitaal te kunnen ontvangen? 

• Wat met bedrijven die zowel B2B als B2C opereren? Zullen ze een deel van hun facturen digitaal moeten leveren en een ander deel niet?

• En wat met oudere consumenten die digitaal niet onderlegd zijn? 

B2G: Business to government

Overheden doen regelmatig een beroep op de privé sector. Dit is niet alleen voor de uitvoering van openbare werken. Het kan net zo goed gaan over een logo ontwerp voor een gemeente, of een videoproductie voor een provincie.

Nu: Als leverancier van de overheid moet je nu al je facturen digitaal aanleveren. Meer informatie van de Vlaamse Overheid kan je vinden op deze pagina.

2024: Waarschijnlijk zal er op dit gebied niet veel veranderen. 

G2B Government to business

Als ondernemer betaal je nu al rekeningen aan de overheid  in de vorm van allerlei belastingen en btw-bijdragen

Nu: je ontvangt die rekeningen ofwel per post, ofwel digitaal via bijvoorbeeld je boekhouder die de btw aangiften voor jou berekent.

2024: onduidelijkheden

• Zal de overheid haar eigen rekeningen voor bedrijven als facturen beschouwen en afhandelen?

• Moeten bedrijven dan allemaal over een programma beschikken waar ze deze rekeningen / facturen kunnen ontvangen? 

G2G: Government to government

We vermelden dit gewoon volledigheidshalve. Als ondernemer is het wel fijn om te weten dat de overheid het goede voorbeeld geeft. De uitwisseling van facturen en andere documenten tussen Vlaamse overheidsdiensten verloopt nu al digitaal. 

Er heersen dus vooral nog veel onduidelijkheden over hoe e-invoicing er zal uitzien in 2026 voor B2C. Voor B2B en voor B2G is het inmiddels duidelijk. Als ondernemer is het niet prettig om in onzekerheid te leven. 

Gelukkig kunnen we je nu al wel een antwoord geven op een belangrijke vraag… 

4. Is een PDF een e-invoice?

Een pdf-bestand is geen e-invoice. Digitale facturen zijn opgemaakt volgens een vastgelegde structuur met velden die moeten voldoen aan de zogenaamde UBL (Universal Business Language) normen. Een PDF bestand heeft deze velden niet. 

De afbeelding hieronder geeft je een idee hoe een UBL factuur eruit ziet. 

UBL is de standaard voor e-invoicing

De bedoeling van al die velden is om de e-invoice snel en foutloos te laten inlezen door een boekhoudprogramma. 

Als je facturen met Word of Excel maakt en ze daarna als pdf exporteert, dan heb je al deze informatie niet. 

Of met andere woorden: je hebt geen elektronische invoice gemaakt, ook al kan je een pdf wel met e-mail verzenden. 

In 2026 zullen PDF-facturen niet meer mogen voor B2B

Gelukkig bestaan er tal van betaalbare oplossingen voor freelancers en kmo’s om snel en eenvoudig e-invoices te maken…

5. Hoe kan je een e-invoice maken?

Om een e-invoice te maken, heb je een programma nodig dat automatisch jouw facturen omzet naar wettelijk geldige digitale facturen. Je kan hiervoor ofwel een boekhoudprogramma gebruiken, of facturatie software.

Het verschil tussen boekhouden en factureren is groot. Binnenkomende en uitgaande facturen zijn slechts een onderdeel van boekhouden.

Als bedrijfsleider, freelancer of zelfstandige is het niet vanzelfsprekend om naast het werk ook nog eens zelf de boekhouding te doen. De wetten veranderen en fouten in je boekhouding kunnen je zuur opbreken.

Met een goed facturatieprogramma maak je een e-invoice zonder extra moeite

• Je loopt niet verloren in het doolhof van een boekhoudprogramma. 

• Je kan zelf razendsnel en moeiteloos digitale facturen maken.

• Daarnaast ben je er zeker van dat deze voldoen aan de wettelijke eisen van e-invoicing.

De enige vraag die je moet beantwoorden voor je met e-invoicing aan de slag gaat, is de volgende…

6. Welk e-invoicing programma past bij jou?

Er bestaat niet zoiets als het beste facturatieprogramma voor alle freelancers en ondernemingen. Elk bedrijf is uniek en heeft specifieke budgetten, kennis en behoeften.

Als freelancer met een paar trouwe grote opdrachtgevers is een online klantenbestand minder belangrijk dan voor een kmo die klanten heeft in heel het land.

Om de bomen door het bos te zien, hebben we een handige tool gemaakt voor ondernemers zoals jij. Hiermee kan je verschillende facturatieprogramma’s snel met elkaar vergelijken.

Zo verlies je geen kostbare tijd met zoeken, uitproberen en hopen dat je een goed facturatieprogramma hebt gekozen. 

Natuurlijk kan je ook CoManage uitproberen en daarna beslissen of het jou evenveel bevalt als de meer dan 1.500 tevreden e-invoice ondernemers. 

Ons support team staat klaar. Mocht je vastlopen, dan helpen we je graag verder. Zelfs in het weekend. 

Er rest ons nog 1 vraag. 

7. Wat zijn de voordelen van e-invoicing voor bedrijven?

E-invoicing heeft voor bedrijven heel wat voordelen. Een georganiseerde en deels geautomatiseerde administratie, tijdwinst en minder kans op fouten zijn er enkele van. 

Facturatieprogramma’s verschillen sterk in wat ze kunnen betekenen voor jouw onderneming.  

Maar met een degelijk programma kan je wel minimaal genieten van de volgende voordelen van een goed e-invoicing programma.

• Moeiteloos e-invoices aanmaken

• Overzicht van alle facturen en hun betaalstatus

• Verzenden van facturen vanuit het programma zelf

• Een app voor je smartphone

• Automatisch betaalherinneringen laten verzenden

• Facturen kopiëren om snel nieuwe te maken

• Automatisch terugkerende facturen automatisch laten maken en versturen

CoManage kan en doet veel meer dan wat een minimaal goed facturatieprogramma doet.

Offertes sturen en ze later met 1 klik omzetten naar een factuur is slechts een voorbeeld. Bekijk gerust het volledige overzicht van alle handige CoManage functionaliteiten. 

Of je kan het gewoon zelf ondervinden. 

14 dagen gratis, zonder enige verplichting en met een team dat klaarstaat om al jouw vragen over jouw e-invoices snel te beantwoorden. 

Conclusie: Wacht je als bedrijf best tot 2026 voor je overstapt naar e-invoicing?

In 2026 wordt e-invoicing verplicht in België. Tot dan kan je nog kiezen hoe je jouw facturen opmaakt, verzendt en ontvangt. 

Hoe de wetgeving eruit zal zien, is op dit ogenblik onduidelijk. 

De kans bestaat dat eerst grote bedrijven verplicht zullen worden. Kmo’s, zelfstandigen en freelancers zouden eventueel wat uitstel kunnen krijgen om over te schakelen naar e-invoicing. 

Daarnaast is het ook onduidelijk hoe digitale facturatie tussen bedrijven, consumenten en overheden door de wet bepaald zal worden. 

Overschakelen naar e-invoicing vóór 2026 is een slimme strategische zet 

Een efficiënte, digitale bedrijfsadministratie maakt namelijk meer tijd vrij voor je klanten en de dingen waar je bedrijf goed in is. 

Als je dan ook een facturatieprogramma kiest dat 100% bij jouw noden past, wordt e-invoicing kinderspel.