De voorschotfactuur - Alles wat je er als ondernemer over moet weten

• Wat is een voorschotfactuur?

• Waarom zou je een voorschotfactuur gebruiken?

• Voorbeeld van een voorschotfactuur

• Wat moet er op de voorschotfactuur staan?

• Hoe kan je een voorschotfactuur maken?

Wat is een voorschotfactuur?

Wil je als ondernemer al een deel van het totaalbedrag ontvangen voordat de volledige levering van goederen en diensten heeft plaatsgevonden? Dan maak je een voorschotfactuur. Een voorschotfactuur is een financieel document dat je opstuurt naar de klant en als het bedrag wat vermeld staat op de factuur is voldaan ga je aan de slag met het werk of lever je de goederen. 

Wat erg belangrijk is bij een voorschotfactuur is dat je de voorwaarden en het bedrag overeenkomt met de klant voordat je de factuur uitreikt. Dit kan bijvoorbeeld door middel van de offerte. Bekijk zeker de lokale wetgeving, want in sommige landen gelden er wettelijke beperkingen met betrekking tot het innen van voorschotten.  

In België mag er gewoon gewerkt worden met voorschotten. Echter moet het voorschot wel goed van tevoren overeengekomen zijn op de offerte. Ook zie je verderop in deze blogpost nog wat er allemaal op een voorschotfactuur vernoemd moet worden. 

Waarom zou je een voorschotfactuur gebruiken?

Het gebruik van een voorschotfactuur biedt verschillende voordelen voor zowel jou als ondernemer als de klant. Er zijn verschillende redenen te bedenken waarom jij zou kiezen voor een voorschotfactuur. Hier volgen enkele van deze redenen:

• Risicobeperking voor de ondernemer: Soms worden facturen niet betaald. Een deel vooraf ontvangen neemt al een deel van dat risico weg. 

• Voorfinanciering van kosten: Het is vaak voor de ondernemer nodig om vooraf al enkele kosten te maken voor je kan beginnen met het leveren van de diensten of goederen. Wanneer de ondernemer dan een voorschot ontvangt, kunnen deze kosten zoals bijvoorbeeld de aankoop van materialen of het inhuren van personeel al worden gedekt. 

• Klantbetrokkenheid: Een voorschot kan ook dienen om er zeker van te zijn dat de klant de samenwerking serieus neemt. Wanneer ze het voorschot betalen kan je er zeker van zijn dat ze toegewijd zijn aan het voltooien van het project. 

• Projectfinanciering: Projecten kunnen soms erg lang duren. Daarom is het voor langdurige projecten handig om met voorschotten te werken, zodat het project al gefinancierd kan worden zonder daarvoor eigen kapitaal te hoeven aanspreken. 

• Afdekken van annuleringsrisico: Een klant kan een project altijd annuleren. Wanneer het voorschot al betaald is, kunnen dan op zijn minst de kosten worden gedekt die op dat moment al gemaakt zijn voor het project. 

Een voorschot moet voor beide partijen goed voelen en is afhankelijk van de aard van de overeenkomst en het vertrouwen tussen de betrokken partijen. Daarom zijn afspraken over betalingstermijnen en garanties erg belangrijk om in de overeenkomst te worden opgenomen, zodat beide jij en jouw klant worden beschermd. Het kan namelijk een klant erg afschrikken wanneer zij een voorschot moeten betalen wanneer ze jou als ondernemer niet kennen of wanneer het om een groot bedrag gaat. 

Voorbeeld van een voorschotfactuur

Je ziet hieronder een voorbeeld van een voorschotfactuur. De gedetailleerde uitleg van wat er allemaal op een voorschotfactuur moet staan lees je hieronder. 

Wat moet er op een voorschotfactuur staan?

De volgende elementen zijn erg belangrijk om niet te vergeten bij het maken van een voorschotfactuur:

Datum van uitreiking van de factuur

De datum moet duidelijk op de factuur staan, zodat de klant weet wanneer de factuur is aangemaakt en wanneer deze dus betaald moet worden. 

Identificatie van de partijen

Denk daarbij aan naam, adres en btw nummer. 

Een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of diensten

Hiervoor kan je de omschrijving gebruiken die je ook op de offerte hebt gebruikt. In de omschrijving staat precies op welke goederen en diensten de klant akkoord heeft gegeven en waarvoor men dus betaalt. 

Het bedrag van het voorschot en het totale factuurbedrag

Op de voorschotfactuur staat ook duidelijk vermeld wat precies het bedrag van het voorschot is. Ook is het handig om daarbij nog het totale factuurbedrag te vermelden. 

De betalingsvoorwaarden en eventuele vermelding van een voorschotbetaling

Bij de voorschotfactuur zet je ook altijd nog de betalingsvoorwaarden. Dit kan op een aparte pagina. Je kan daarin ook vermelden hoe de voorschotbetaling in zijn werk gaat. Dit is vooraf ook al afgestemd in de offerte. 

Een voorschotfactuur en btw

Op het bedrag van een voorschotfactuur bereken je ook gewoon de btw door. De btw is opeisbaar op de datum wanneer je het voorschot ontvangt of wanneer de voorschotfactuur wordt opgemaakt. De btw die je dient te betalen valt dan in het kwartaal waarin je de factuur hebt opgemaakt of wanneer je het voorschotbedrag hebt ontvangen.

Wanneer je een saldofactuur opmaakt, dan trek je er gewoon het bedrag wat al voldaan is af, zodat men nooit teveel btw door berekent of de klant teveel btw betaald. Dit kan je in CoManage doen door een min-teken voor het bedrag te zetten waardoor deze van het totaal wordt af gehaald.

Hoe kan je een voorschotfactuur maken?

Hoe je een voorschotfactuur maakt hangt af van jouw facturatieprogramma. In CoManage doe je dit in vier eenvoudige stappen:

Stap 1: Ga naar de goedgekeurde offerte waarvoor je een voorschotfactuur wilt maken

Zoek de goedgekeurde offerte in jouw offerte overzicht waarvoor je een voorschotfactuur wilt maken. 

Stap 2: Klik op de goedgekeurd status van de offerte en klik dan op 'maak voorschotfactuur'

Klik op de status van de offerte en kies vervolgens voor de optie 'maak voorschotfactuur.'

Stap 3: Bepaal het bedrag van de voorschotfactuur

Vervolgens krijg je een pop-up te zien waarin je kan kiezen of je een voorschotfactuur maakt op basis van een percentage of op basis van een bedrag. Dit vul je in om verder te kunnen gaan. 

Stap 4: Verzend de voorschotfactuur

De voorschotfactuur wordt voor jou opgemaakt en deze kan je verzenden. Je kan hem ofwel downloaden en als pdf aan jouw eigen email toevoegen ofwel je verzend hem vanuit CoManage. De voorschotfactuur komt vervolgens ook in jouw facturenoverzicht te staan. 

Als je een nieuwe factuur wilt maken voor dezelfde offerte of de gekoppelde facturen wilt bekijken, kun je de offerte openen en naar de sectie 'Facturen' gaan. Daar vind je alle gekoppelde facturen en kun je nieuwe voorschotfacturen toevoegen.